إدارة الوثائق إلكترونيا، مما يضمن مراقبة انضباط الأداء. يوفر النظام في الوقت نفسه أدوات للموظفين للتعاون مع المستندات وأدوات جاهزة لأتمتة عمليات تدفق المستندات ومراقبة تنفيذ الأوامر.

المهام الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية

المهام الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية هي:
- تسجيل الوثائق؛
— مراقبة تنفيذ الوثائق؛
— مراقبة حركة المستندات الورقية والإلكترونية، والحفاظ على تاريخ العمل مع المستندات؛
- إنشاء وتحرير تفاصيل الوثيقة؛
— إنشاء تقارير عن تدفق المستندات للمؤسسة؛
— إنشاء مستند مباشرة في النظام؛
— العمل مع إصدارات المستندات والمستندات المعقدة متعددة المكونات ومتعددة التنسيقات والمرفقات؛
— التوزيع الإلكتروني للوثائق؛
— العمل مع المستندات الموجودة في المجلدات؛
- تقليل تكاليف الوصول إلى المعلومات ومعالجة المستندات.

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

تشمل المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية ما يلي:
— التخزين المركزي والمنظم والمنظم للوثائق في أرشيف إلكتروني؛
- تخفيض تكاليف الطباعة والبريد وتخزين المستندات الورقية؛
- نهج موحد لإجراءات إنشاء ومعالجة الوثيقة (التسجيل، الموافقة، وما إلى ذلك)؛
- تقليل الوقت اللازم لتسليم المستندات وتسجيلها والموافقة عليها؛
- سرعة توقيع المستندات؛
- القدرة على إجراء أي عمليات مع المستندات عبر الإنترنت على مدار الساعة: البحث والتنزيل والطباعة والتوفيق والرفض وكذلك تتبع حركتها؛
- البحث السريع عن المستندات.
— في نظام إدارة المستندات الإلكتروني، لا يجوز للمنظمة طباعة المستندات، ولكن تخزينها في أرشيف إلكتروني.
— إذا لزم الأمر، يمكن طباعة المستندات المخزنة في الأرشيف إذا لزم الأمر.